VERIFACTU no es obligatorio para todos (ni lo será en 2027): qué significa realmente y a quién afecta
Durante los últimos meses se ha instalado una idea que se repite una y otra vez: “Verifactu será obligatorio para todos los autónomos y empresas”.
Esa afirmación es falsa. Y no es una opinión: vamos a verlo con lo que dicen la propia normativa y la Agencia Tributaria.
Además, el Real Decreto-ley 15/2025, de 2 de diciembre, ha venido a añadir aún más claridad al aplazar la entrada en vigor del sistema. Pero incluso dejando a un lado el calendario, hay algo mucho más importante que conviene entender bien desde el principio: Verifactu no depende de ser autónomo o empresa, sino de cómo facturas.
El nuevo calendario oficial (y por qué no es lo más importante)
Con el Real Decreto-ley 15/2025 se han aplazado las fechas de obligatoriedad del Reglamento de Sistemas Informáticos de Facturación (RD 1007/2023):
- 1 de enero de 2027: contribuyentes del Impuesto sobre Sociedades.
- 1 de julio de 2027: resto de obligados, fundamentalmente autónomos en IRPF.
Este aplazamiento es relevante, pero no cambia la esencia del sistema. Cuando Verifactu entre en vigor, no será obligatorio para todos, ni automática ni indiscriminadamente. La clave seguirá siendo la misma que hoy.
La clave real: el software, no la persona
Verifactu no se activa por el hecho de ser autónomo o empresa. Se activa únicamente si se utilizan sistemas informáticos de facturación.
Esto significa algo muy sencillo, pero muy mal explicado:
- Si no utilizas software de facturación, no estás dentro del sistema Verifactu.
- Si sí utilizas software, ese software deberá cumplir el reglamento, pero eso no implica necesariamente enviar las facturas a Hacienda.
Casos claros en los que NO estás obligado
No estás obligado a adaptarte a Verifactu si emites tus facturas:
- en Word,
- en Excel sencillo, usado como una “máquina de escribir” (sin macros, automatizaciones ni generación de libros),
- en PDF manual,
- o incluso a mano.
La propia Agencia Tributaria ha aclarado que Word y Excel no se consideran sistemas informáticos de facturación salvo que se utilicen de forma avanzada (automatizaciones, cálculos automáticos, exportaciones contables, etc.).
No es el programa lo que importa, sino el uso que se hace de él.
Si usas software: dos modalidades legales (no una)
Si utilizas un programa de facturación, TPV o ERP, entonces sí entras en el ámbito del reglamento. Pero esto no significa lo que muchos están diciendo.
El sistema contempla dos modalidades legales:
- Modalidad Verifactu: el software envía automáticamente los registros de facturación a la Agencia Tributaria.
- Modalidad no Verifactu: el software conserva los registros internamente, garantizando su integridad e inalterabilidad, pero sin enviarlos a Hacienda.
Ambas modalidades cumplen la norma. El envío de facturas a la AEAT no es obligatorio por el mero hecho de usar software.
Eso sí, no todos los programas ofrecen ambas opciones, y este es un punto importante a revisar antes de contratar o cambiar de herramienta.
El periodo de transición: lo que casi nadie explica
La AEAT ha aclarado que, hasta que la obligación sea efectiva, nos encontramos en una fase de pruebas.
Esto tiene una consecuencia práctica muy relevante: si alguien entra voluntariamente en Verifactu antes de que sea obligatorio, puede salir sin quedar “atado” durante todo el año natural.
La permanencia anual solo será exigible cuando la obligación esté plenamente en vigor. Este matiz es clave y suele omitirse en muchos mensajes comerciales.
¿Existe una opción gratuita? Sí, con matices
La Agencia Tributaria ha desarrollado una aplicación gratuita de facturación en modalidad Verifactu. Es legal y válida desde el punto de vista normativo.
Ahora bien, conviene ser claros: se trata de una herramienta muy limitada, pensada para casos muy simples. No gestiona negocio, no integra contabilidad ni es práctica para empresas o autónomos con cierto volumen de actividad.
Aun así, su existencia demuestra algo importante: si quieres integrarte en el sistema, puedes hacerlo con una versión gratuita.
Verifactu y factura electrónica: no son lo mismo
Otra confusión muy habitual es mezclar Verifactu con la futura factura electrónica obligatoria.
Son normativas distintas y no se sustituyen entre sí:
- Verifactu regula cómo se generan y aseguran las facturas (trazabilidad, integridad, registros).
- La factura electrónica regulará el formato y la tipología de las facturas en operaciones B2B y podría suponer, en el futuro, una obligación generalizada en cuanto al tipo de factura y a los programas a utilizar.
Cuando llegue, convivirá con esta normativa, pero sin alterar su funcionamiento.
Conclusión: decisiones informadas, no decisiones por miedo
La publicidad de algunos softwares ha sembrado dudas, y la administración no siempre ha ayudado a aclararlas. Pero la realidad es bastante más simple de lo que parece:
- Si no usas software, no tienes que hacer nada.
- Si usas software, puedes cumplir sin enviar tus facturas a Hacienda.
- Un programa puede mejorar mucho tu negocio, pero conviene contratarlo por necesidad y conveniencia, no por presión.
Si te queda cualquier duda, tenemos un vídeo donde explicamos todo esto paso a paso, sin tecnicismos ni alarmas:
👉 https://www.youtube.com/watch?v=hBp_7ZGgNwI